Menyebarkan Six Sigma berarti memasuki periode perubahan signifikan dalam organisasi Anda. Produktivitas dan moral hampir selalu menderita pada saat perubahan besar. Persyaratan perubahan dan adaptasi dan ketakutan manusia terhadap hal-hal yang tidak diketahui menambah tekanan lingkungan kerja. Di masa-masa ini, komunikasi menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Komunikasi di seluruh proyek Six Sigma sangat penting karena kekuatan dan ruang lingkup Six Sigma menuntut komitmen yang signifikan dari semua orang di organisasi. Enam keberhasilan Sigma membutuhkan komunikasi yang jelas dan terbuka di semua tingkatan untuk mengatasi hambatan departemen yang sebaliknya akan menyebabkan kebingungan. Selain itu, setiap perubahan dalam suatu organisasi akan menemui beberapa perlawanan, baik disengaja atau hanya karena inersia. Ketika manajemen dapat secara efektif berkomunikasi bahwa di balik perubahan itu dan dapat mengkomunikasikan aspek positif dari perubahan, perlawanan dapat dilawan dan diatasi.
Kepemimpinan perusahaan harus bersedia memberi Six Sigma tim semua alat dan informasi yang diperlukan untuk menerapkan konsep Six Sigma pada kegiatan sehari-hari mereka. Sangat penting dalam proyek Six Sigma untuk mengklarifikasi alasan, harapan, tujuan, dan urutan langkah-langkah dalam proses. Enam tim Sigma dengan gol yang jelas dan tertulis mencapai jauh lebih banyak dalam periode waktu yang lebih singkat daripada yang bisa dibayangkan oleh tim tanpa mereka. Ini benar di mana-mana dan dalam segala keadaan. Dokumentasi proses Six Sigma adalah kesempatan untuk menyelesaikan kesalahpahaman penyebaran. Sebuah jadwal dikembangkan yang menguraikan strategi untuk mengambil proses dari keadaan saat ini ke yang berada dalam kontrol statistik dan sejalan dengan tujuan Six Sigma perusahaan. Peran perlu didefinisikan secara jelas dalam bagaimana individu berkontribusi pada jadwal dan strategi. Karyawan menilai bagaimana mereka dapat berkontribusi pada organisasi melalui informasi yang mereka terima. Sasaran kualitas tim harus ditetapkan untuk dikaitkan dengan tujuan peningkatan kualitas perusahaan secara keseluruhan. Ini terjadi hanya ketika tim memiliki pengetahuan yang mereka butuhkan.
Kurangnya kejelasan dalam mengkomunikasikan informasi bisnis mungkin lebih bertanggung jawab atas frustrasi dan kurang berprestasi daripada faktor tunggal lainnya. Sayangnya terlalu mudah untuk tidak menyadari bahwa komunikasi tidak memenuhi kebutuhan organisasi Anda. Seringkali manajer senior dengan tulus percaya bahwa mereka berkomunikasi secara memadai dengan karyawan. Namun, manajer dapat dengan mudah meremehkan jumlah masalah di mana karyawan membutuhkan informasi dan berapa banyak informasi yang mereka butuhkan.
Bagaimana Anda tahu apa yang penting bagi karyawan dan apa yang harus dikatakan kepada mereka? Anda harus menempatkan diri Anda pada posisi karyawan. Jika Anda adalah orang itu, apa yang penting bagi Anda untuk tahu untuk melakukan pekerjaan Anda? Apa yang akan Anda khawatirkan dalam situasi saat ini? Informasi apa yang akan membantu Anda menghadapi perubahan? Bagaimana Anda ingin diberi tahu? Anda tidak bisa menjawab pertanyaan itu sendiri. Anda perlu masukan dari orang-orang yang Anda coba pahami. Komunikasi adalah jalan dua arah — mendengarkan dan berbicara. Bertanya kepada beberapa orang apa yang dikatakan, apa yang orang khawatirkan dan tanyakan.
Perlu diketahui juga bahwa cara seseorang menerima berita dapat secara dramatis memengaruhi perasaannya tentang hal itu, jadi Anda harus memilih media dengan sangat hati-hati. E-mail dapat dianggap dingin dan tidak berperasaan, meskipun berguna untuk pembaruan rutin yang tidak memiliki nuansa emosional. Banyak pesan yang disampaikan secara langsung, baik kepada individu atau tim secara keseluruhan.
Keterampilan komunikasi membutuhkan latihan. Selalu yakin pesannya tetap jujur, jelas, dan penuh kasih sayang. Memiliki integritas dan membangun kepercayaan. Jangan katakan apa yang tidak Anda maksudkan. Jangan menjanjikan apa pun yang tidak bisa atau tidak akan Anda penuhi. Yang terpenting, ikuti komitmen dan janji Anda. Tidak ada yang mematikan karyawan selain merasa dikhianati. Komunikasi yang tulus, peduli, dan konstan akan membentuk dasar untuk membangun keterlibatan karyawan di seluruh penyebaran Six Sigma.
